REKISTERINPITÄJÄ

Aatelitalo Oy
2098926-6
Hirsikankaantie 1
80710 Lehmo

REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ

Marko Tuominen
puhelin: 0407457274
sähköposti: Enable JavaScript to view protected content.

AATELITALO OY:N REKISTERIT

Aatelitalo Oy (jäljempänä ”rekisterinpitäjä”) ylläpitää ja hallinnoi seuraavia rekistereitä, joissa säilytetään jäsenneltyjä henkilötietoja sisältäviä tietojoukkoja:

  1. asiakasrekisteri

  2. tavarantoimittajarekisteri

  3. työntekijärekisteri

ASIAKASREKISTERI

Tätä rekisteriä ylläpidetään asiakassuhteiden, sopimusvelvoitteiden, laskutuksen ja muun sellaisen toimen suorittamiseksi, johon rekisterinpitäjällä on oikeus joko asiakkaan antaman suostumuksen, rekisterinpitäjän oikeutetun edun tai lakisääteisen velvoitteen perusteella. Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: nimi, osoite, henkilötiedot (kuluttaja-asiakkaat), puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

TAVARANTOIMITTAJAREKISTERI

Tätä rekisteriä ylläpidetään rekisterinpitäjän ja asiakkaan (kuluttaja-asiakas tai yritys) välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Rekisterinpitäjä on oikeutettu siirtämään asiakkaastaan tarpeelliset tiedot (nimi, puhelinnumero, toimitusosoite) tavarantoimittajalle siinä laajuudessa, joka on tarpeen sopimusvelvoitteiden hoitamiseksi.

TYÖNTEKIJÄREKISTERI

Tähän rekisteriin taltioidaan rekisterinpitäjän työntekijöitä koskevat tiedot, joita ovat: nimi, osoite, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, veronumero, verotiedot, pankkiyhteys, eläketiedot, sairauslomatiedot, lomatiedot, työhistoria, sekä muut vastaavanlaiset tiedot, joihin rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu työsuhteen hoitamiseen ja ylläpitämisen liittyen. Lisäksi näitä tietoja käsitellään lakisääteisin perustein yhteiskunnallisten velvoitteiden hoitamiseksi.

REKISTEREIDEN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekistereihin tallennettavat henkilötiedot tiedot saadaan ensisijaisesti henkilöiltä itseltään. Asiakkaalta saadaan tietoja muun muassa: www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palveluiden kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muissa vastaavissa tilanteissa, joissa asiakas suostumuksellaan (vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen tahdonilmaisu) luovuttaa tietojaan. Näitä asiakkaan yritykselle antamia tietoja voidaan käyttää esimerkiksi tarjouksen tekemiseksi, sopimuksen laatimiseksi ja sopimusvelvoitteiden hoitamiseksi.

Tavarantoimittajilta rekisterinpitäjä saa ajantasaiset ja riittävät yhteystiedot toimitussopimuksen nojalla suoritettavan velvoitteen hoitamiseksi. Henkilötietojen käsittely tapahtuu erikseen laadittavan ”henkilötietojen käsittelysopimus” -sopimuksen mukaisesti.

Rekisterinpitäjä ei käytä henkilötietoja automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Pseudonymisoiminen

Pseudonymisoimisella tarkoitetaan henkilötietojen käsittelyä siten, ettei niitä voida enää yhdistää tiettyyn rekisteröityyn henkilöön käyttämättä lisätietoja.

Rekisterinpitäjän toimissaan käyttämät henkilötiedot (tuotanto, tavarantoimitukset jne.) ovat niin sanottua kevyesti pseudonymisoitua tietomassaa. Esimerkiksi kuluttaja-asiakkaalle toimitettava omakotitalo kulkee koko prosessin läpi yksilöidyllä projektikoodilla (esimerkki: okt Sukunimi / 1234).

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN ULKOISTAMINEN

Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittely on osittain ulkoistettu lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi (verohallinto, kirjanpito). Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuoja-asetuksen ja muiden voimassaolevien säädösten vaatimuksia.

HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Rekisterinpitäjä luovuttaa rekistereissään olevia henkilötietoja viranomaisille ja kolmansille osapuolille (tavarantoimittajat) lakisääteisten velvoitteiden suorittamiseksi. Tietoja luovutetaan vain tarpeellisilta osin. (huolellisuusvelvoite, HeTil 5 § ja käyttötarkoitussidonnaisuus, HeTil 7 §)

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Euroopan Unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan tallentaa ulkomaisille pilvipalvelimille, jolloin tallentamisessa noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

YRITYKSEN INTERNET-SIVUT

Rekisterinpitäjän internetsivuilla (www.aatelitalo.fi) ei pääsääntöisesti kerätä tunnistettavia henkilötietoja. Yrityksen internetsivuilla on lomakkeita ja sivuja, jotka keräävät dataa kävijöistä:

Tilaa Talokirja -sivulla (https://aatelitalo.fi/ota-yhteytta)

Ota yhteyttä -sivulla (https://aatelitalo.fi/tilaa-talokirja)

Malli -sivulla (https://aatelitalo.fi/talot/yksikerroksiset-talopaketit/aatelikoti-1-80a)

Taloesittelyt -sivulla (https://aatelitalo.fi/esittelyt)

Esimerkiksi tilatessaan talokirjan asiakas antaa vapaaehtoisella suostumuksellaan itseään koskevia tietoja (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite), joka mahdollistaa talokirjan lähettämisen tilauspyynnön tekijälle.

Rekisterinpitäjällä on käyttäjäprofiili Facebookissa (Aatelitalo Oy), joka tallentaa sivustoilla käyneiden henkilöiden tietoja yleisellä tasolla (kävijätiedot). Yksityisten henkilöiden tekemät ”klikkaamiset”, ”tykkäykset” ja ”kommentoinnit” keräävät dataa kävijöistä.

Analytiikkatyökalut ja evästekäytäntö

Rekisterinpitäjän internetsivuilla kerätään dataa kävijöistä Google Analytics -ohjelmalla. Ohjelma yksilöi käyttäjän niin sanottujen evästeiden (engl. ”cookies”) avulla, jotka selain tallentaa sivustoilla käyneen tietokoneelle. Evästeillä kerätty käyttäjätieto on anonyymiä. Käyttäjä voi estää evästeiden käytön valitsemalla selaimensa asetuksista evästeiden estämisen.

Lisätietoja Googlen analytiikkaseurannasta Googlen tietosuojasivuilta ja evästeiden estämisestä: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

REKISTERIEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekistereiden käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Säilytettäessä rekisteritietoja internetpalvelimilla, huolehditaan palvelimien (laitteistot) fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta asiaankuuluvalla tavalla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja, palvelimen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja ainoastaan niiden työntekijöiden toimesta, joilla on työtehtävään ja/tai toimenkuvaan kuuluva oikeus käsitellä kyseisiä tietoja.

Paperitulosteet, kansiot ja muu manuaalisesti kerätty / koottu henkilötieto säilytetään lukituissa tiloissa.

Rekisterinpitäjän kotisivuilla, Facebook-sivulla tai muussa vastaavassa käydessään vierailija vastaa itse oman tietojärjestelmänsä tietoturvasta (laitteet, yhteydet, ohjelmisto jne.) suojaamisesta, eikä rekisterinpitäjä ota vastuuta mahdollisen tietoturvauhan syntymisestä, realisoitumisesta ja mahdollisista vahingoista, jotka ovat saattaneet aiheutua kyseisillä sivuilla tapahtuneisiin käynteihin liittyen.

TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS TIETOJEN OIKAISEMISEEN

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut, itseään koskevat tietonsa, ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon oikaisemista, tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkastaa hänestä tallennettuja tietoja tai vaatii niiden oikaisemista, tulee pyyntö lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus varmistaa pyynnön esittäjän henkilöllisyys. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle tietosuoja-asetuksessa säädetyn ajan puitteissa, joka on lähtökohtaisesti yksi kuukausi toimenpidepyynnön esittämisestä.

MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (oikeus tulla unohdetuksi). Lisäksi rekisteröidyllä on muut tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa ja oikeus kieltää henkilötietojensa käyttämisen muun muassa suoramarkkinointiin (HeTil 30 §). Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on oikeus varmistaa pyynnön esittäneen henkilöllisyys. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus vastata tietopyyntöön kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä.

Henkilötietojen säilytysajat

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää asiakkaan henkilötietoja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Esimerkiksi kuluttaja-asiakkaalle toimitettu omakotitalo edellyttää rekisterinpitäjältä henkilötietojen säilyttämistä koko rakennetakuun ajan (10 vuotta). Mikäli taas asiakaan kanssa käydyt neuvottelut eivät johda sopimukseen, on asiakkaalla oikeus vaatia tietojensa poistamista rekisteristä.

Rekisterinpitäjä arvioi tapauskohtaisesti, miten rekisterinpitäjän oikeutetut edut ja rekisteröidyn perusoikeudet ja vapaudet suhtautuvat toisiinsa. Mikäli henkilötietojen säilyttämiselle ei ole enää lakisääteisiä perusteita, poistetaan henkilötiedot tarpeettomina rekisteristä.

Työntekijöiden, entisten työntekijöiden ja työhaastatteluun osallistuneiden henkilötietoja säilytetään lainmukaiset määräajat. Esimerkiksi työhaastatteluun osallistunut, mutta valituksi tulemattoman henkilön tietoja säilytetään yhden vuoden ajan (kanneaika) valinnan suorittamisesta.

Tavarantoimittajat säilyttävät asiakkaan henkilötietoja tapauskohtaisesti kertaluontoisen tavarantoimituksen ajan tai koko sopimusvelvoitteen loppuunsaattamisen ajan.

VALITUSOIKEUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa rekisterinpitäjän toiminnasta Tietosuojavaltuutetun toimistoon:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Ratapihantie 9
00520 Helsinki
puhelin: 029 5666 700
http://www.tietosuoja.fi/fi

TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Aatelitalo Oy kehittää liiketoimintaansa ja pidättää oikeuden tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen muutoksiin ilmoittamalla siitä yrityksen kotisivuilla. Rekisteri- ja tietosuojaselosteen päivittäminen voi perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Aatelitalo Oy suosittelee rekisteröityjä tutustumaan rekisteri- ja tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Rekisteri- ja tietosuojaselosteeseen tehdyistä muutoksista kirjataan selosteen etusivulle päiväys (”viimeisin muutos pp.kk.vvvv.”) kohdan ”laadittu” alapuolelle.